Policy för personuppgiftshantering
 

Syftet med denna policy är att säkerställa att Leader Linné Småland hanterar personuppgifter i enlighet med EU:s dataskyddsförordning (General Data Protection Regulation – GDPR). Verksamhetsledare Åsa Westström / Styrelsen för Leader Linné Småland (LAG) är personuppgiftsansvarig.

För de IT-system hos Jordbruksverket som Leader Linné Småland arbetar i har Jordbruksverket åtagit sig rollen som personuppgiftsansvarig. 

Denna policy är tillämplig för föreningens styrelse och anställda. Policyn förankras i styrelsen vid årlig styrelseutbildning och för nyanställda vid arbetsplatsintroduktion. Policyn bör fastställas av styrelsen minst en gång per år och uppdateras vid behov. 

De vägledande principerna för personuppgiftsbehandling är: 

• • Laglighet – Personuppgifter ska behandlas lagligt, korrekt och transparent i förhållande till den registrerade. 

• • Ändamålsbegränsning – Personuppgifter ska endast samlas in och på annat sätt behandlas för särskilda uttryckligt angivna och berättigade ändamål, och får inte senare behandlas på ett sätt som är oförenligt med dessa ändamål. 
•  
• • Uppgiftsminimering – Personuppgifter som behandlas ska vara adekvata, relevanta och inte allt för omfattande i förhållande till ändamålen. 
•  
• • Korrekthet – Personuppgifter som behandlas ska vara korrekta och om nödvändigt uppdaterade. 
•  
• • Lagringsminimering – Personuppgifter får inte lagras under längre tid än nödvändigt med hänsyn till ändamålen med behandlingen. 
•  
• • Integritet och sekretess – Personuppgifter ska alltid behandlas på ett sätt som säkerställer lämplig säkerhet med användning av tekniska eller organisatoriska åtgärder. Alla uppgifter om enskildas personliga förhållanden ska alltid behandlas konfidentiellt. 
   

Personuppgift 

All slags information som direkt eller indirekt kan hänföras till en fysisk person som är i livet räknas enligt personuppgiftslagen som personuppgifter. Även bilder (foton) och ljudupptagningar på individer som behandlas i dator kan vara personuppgifter även om inga namn nämns. Krypterade uppgifter och olika slags elektroniska identiteter, som exempelvis IP-nummer, räknas som personuppgifter om de kan kopplas till fysiska personer. 

Exempel: För- och efternamn, Personnummer, Adress, Telefonnummer, E-postadress om den innehåller t.ex. namn eller årtal, Foto där en eller flera personer är identifierbara 

 

Olika typer av personuppgiftsbehandling 

Besökare till webbsidan leaderlinne.se
Vi använder cookies på vår hemsida. En cookie är en liten datafil som vid uppkoppling mot en webbplats sparas på besökarens dator, surfplatta eller mobiltelefon. Cookiens innehåll skickas också tillbaka till webbplatsen. Du kan alltid själv stänga av cookies i din webbläsare, men då är det inte säkert att hemsidan fungerar på ett korrekt sätt.

Vi lagrar följande cookies:

_wm_

• WM3-cookies genereras av WM3 för att kunna säkra driften och säkerheten på webbplatsen.

_hld_ -baserade cookies

• HLD cookies används av HL Design & Media på webbplatser som har ett behov av att använda kakor för att kunna fungera och/eller funktionellt anpassas för besökare. Dessa cookies skickar inte några uppgifter om användaren till externa källor eller tredjepart.

Vi räknar också antalet användare och analyserar trafiken. Det gör vi för att kunna utveckla och förbättra vår webbsida. Vi använder Google analytics  (_gat, _gid, _ga, r/collect) som samlar in statistik om antal besök över tid på hemsidan leaderlinne.se, hur länge besöket varar, vilka sidor du besöker och hur du kommer in på vår webbplats.

Mottagare av våra nyhetsbrev
Om du anmäler dig till vårt nyhetsbrev lagrar vi din e-postadress i syfte att kunna skicka ut mejl till dig. Vi lagrar din e-postadress i vårt nyhetsbrevsystem som tillhandahålls av HL Design & Media i Växjö. Det gör vi så länge du är prenumerant på vårt nyhetsbrev. Du kan när som helst avregistrera dig som prenumerant, och då lagrar vi inte längre din e-postadress. Du avregistrerar dig genom att följa länken för avregistrering i nyhetsbreven som kommer till din mejladress. Det går också bra att avregistrera sig genom att mejla oss på info@leaderlinne.se.
 

Anställda på kontoret 

Personuppgifter: Namn, personnummer, adress, telefon, e-post, porträttfoto, CV, kontouppgifter, matpreferenser. 

Hantering: Personuppgifterna samlas in vid anställning och sparas till 2023/tills anställningen upphör. 

Förvaring: Förteckning som sparas elektroniskt på föreningens server. Kontaktuppgifter och porträttfoto publiceras på föreningens webbplats och i sociala medier. Nödvändiga personuppgifter som angetts på protokoll, fullmakter, avtal, tidrapporter och körjournaler, arbets- och delegationsordningar samt på ansökningar om behörigheter till Jordbruksverkets IT-system, kreditkort m.m. sparas på föreningens server och pärm för avtal. 

Syfte: Kommunikation, lönehantering, utbetalningar, beslut, behörigheter, förbeställning av mat till möten. 

Övrigt: Personuppgifter från sökande till utannonserade tjänster på leaderkontoret sparas på föreningens server, dock endast under rekryteringstiden. 

Externa mottagare av personuppgifter: Jordbruksverket. 

 

Styrelseledamöter 

Personuppgifter: Namn, personnummer, adress, telefon, e-post, kommun, sektor, juridiskt kön, sysselsättning, porträttfoto, kompetenser/erfarenheter inom leaderområdets insatsområden och horisontella kriterier samt EU:s fonder, matpreferenser. 

Hantering: Personuppgifterna samlas in när respektive ledamot blir invald i styrelsen och sparas till 2023. 

Förvaring: Förteckning som sparas elektroniskt på föreningens server. Kontaktuppgifter, presentation och porträttfoto till aktuella styrelseledamöter publiceras på föreningens webbplats och i sociala medier. Nödvändiga personuppgifter som angetts på protokoll, fullmakter, avtal, tidrapporter, körjournaler samt arbets- och delegationsordningar sparas på föreningens server. Namn, sektor och kommun samt datum för in- och utträde ur styrelsen omskrivs årligen i föreningens verksamhetsberättelse som publiceras på föreningens webbplats och sparas på föreningens server. 

Syfte: Kommunikation, handlingar och information från leaderkontoret, utbetalningar, beslut, behörigheter, förbeställning av mat till möten. Kontaktuppgifter till styrelsen på webbplatsen syftar till att synliggöra beslutsfattarna i föreningen. 

Övrigt: Personuppgifter från kandidater till styrelsen i form av e-post och intresseanmälningar sparas på föreningens server och skickas till valberedningens ledamöter och raderas efter årsmötet. 

Externa mottagare av personuppgifter: Jordbruksverket, EY. 

 

Ledamöter i arbetsutskott och beslutsgrupper 

Personuppgifter: Namn, personnummer, adress, telefon, e-post, kommun, sektor, juridiskt kön, sysselsättning, kompetenser/erfarenheter inom leaderområdets insatsområden och horisontella kriterier samt EU:s fonder, matpreferenser. 

Hantering: Personuppgifterna samlas in när respektive ledamot blir invald i arbetsgruppen eller beredningsgruppen och sparas till 2023. 

Förvaring: Förteckning som sparas elektroniskt på föreningens server. Nödvändiga personuppgifter som angetts på protokoll, fullmakter, avtal, tidrapporter, körjournaler, arbets- och delegationsordningar samt på ansökan om behörighet till Jordbruksverkets IT-system sparas på föreningens server. Namn, sektor och kommun samt datum för in- och utträde ur styrelsen omskrivs årligen i föreningens verksamhetsberättelse. Namn och datum förs in i diariet vid eventuellt utträde ur utskottet/gruppen, diariet sparas till 2023 på föreningens server. 

Syfte: Kommunikation, handlingar och information från leaderkontoret, utbetalningar, beslut, behörigheter, förbeställning av mat till möten. 

Externa mottagare av personuppgifter: Jordbruksverket, EY. 

 

Ledamöter i valberedning 

Personuppgifter: Namn, adress, telefon, e-post, kommun, sektor, juridiskt kön, matpreferenser. 

Hantering: Personuppgifterna samlas in när respektive ledamot blir invald i valberedningen och sparas till 2023. 

Förvaring: Förteckning som sparas elektroniskt på föreningens server. Namn till samtliga i aktuell valberedningen samt kontaktuppgifter till sammankallande publiceras på föreningens webbplats. Nödvändiga personuppgifter som angetts på protokoll, fullmakter, avtal, tidrapporter, körjournaler, arbets- och delegationsordningar samt på ansökan om behörighet till Jordbruksverkets IT-system sparas på föreningen server. Namn, sektor och kommun samt datum för in- och utträde ur valberedningen omskrivs årligen i föreningens verksamhetsberättelse.  

Syfte: Kommunikation, handlingar och information från leaderkontoret, utbetalningar, beslut, behörigheter, förbeställning av mat till möten. Kontaktuppgifter till valberedningen på webbplatsen syftar till att möjliggöra nomineringar till styrelsen. 

Externa mottagare av personuppgifter: Jordbruksverket, EY. 

 

Projektägare 

Personuppgifter: Namn, telefon, e-post, roll i projektet. 

Hantering: Personuppgifterna samlas in när projektet inkommit med ansökan via Jordbruksverkets IT-system och/eller när projektägarna rekryterat personal till projektet och sparas till 2023. 

Förvaring: Förteckning som sparas elektroniskt på föreningens server. Kontaktuppgifter till projektet publiceras på föreningens webbplats. Nödvändiga personuppgifter som angetts på dokument som projektgruppen själv skickat in sparas på föreningens server (t.ex. fullmakter, ansökningar, intyg). Projektansökan med samtliga bilagor sparas även på intranätet för styrelsens åtkomst. 

Syfte: Kommunikation, handlingar och information från leaderkontoret, rapportering till Jordbruksverket. Kontaktuppgifter till projektet på webbplatsen syftar till att möjliggöra kontakt med projektet. 

Externa mottagare av personuppgifter: Jordbruksverket. 

 

Idébärare

Personuppgifter: Namn, telefon, e-post, eventuella anteckningar om projektidén. 

Hantering: Personuppgifterna samlas in när en eller flera idébärare inkommer med en intresseanmälan och sparas till 2023. 

Förvaring: Förteckning som sparas elektroniskt på föreningens server (mappar i personalens outlook).  

Syfte: Kommunikation, information från leaderkontoret, rapportering till Jordbruksverket. 

Externa mottagare av personuppgifter: -. 

 

Medlemmar i föreningen 

Personuppgifter: Namn, e-post, adress, födelseår. 

Hantering: Personuppgifter samlas in via skriftlig ansökan om medlemskap och sparas till 2023 eller vid utträde. 

Förvaring: Förteckning som sparas elektroniskt på föreningens server. Medlemsansökan som skrivs ut och sätts in i en pärm.  

Syfte: Information från leaderkontoret, kallelse till årsmöte. Födelseår och adress samlas in pga. att föreningens stadgar endast tillåter myndiga medlemmar som bor och/eller är verksamma i leaderområdet. 

Externa mottagare av personuppgifter: Jordbruksverket. 

 

Anmälda till evenemang 

Personuppgifter: Namn, e-post, matpreferenser samt eventuella foton från evenemanget. 

Hantering: Personuppgifterna samlas in innan och under respektive evenemang och sparas till 2023. 

Förvaring: Förteckning som sparas elektroniskt på föreningens server. Eventuella fotografier sparas på föreningens server och publiceras på föreningens webbplats och i sociala medier. 

Syfte: Information från leaderkontoret, förbeställning av mat, redovisning av kostnader, utskick av eventuella utvärderingar, marknadsföring. 

Externa mottagare av personuppgifter: Jordbruksverket. 

 

Deltagare i projekt 

Passnummer 

 

Paraplyprojekt 

Personuppgifter: Namn, telefon, e-post, roll i projektet. 

Hantering: Personuppgifterna samlas in när projektet inkommit med ansökan via Jordbruksverkets IT-system och/eller när projektägarna rekryterat personal till projektet och sparas till 2023. 

Förvaring: Förteckning som sparas elektroniskt på föreningens server. Kontaktuppgifter till projektet publiceras på föreningens webbplats. Nödvändiga personuppgifter som angetts på dokument som projektgruppen själv skickat in sparas på föreningens server (t.ex. fullmakter, ansökningar, intyg). Projektansökan med samtliga bilagor sparas även på intranätet för styrelsens åtkomst. 

Syfte: Kommunikation, handlingar och information från leaderkontoret, rapportering till Jordbruksverket. Kontaktuppgifter till projektet på webbplatsen syftar till att möjliggöra kontakt med projektet. 

Externa mottagare av personuppgifter: Jordbruksverket. 

 

Hantering av personuppgifter: 

Rutiner för insamlandet av personuppgifter 

När Leader Linné Småland samlar in personuppgifter ska personen det berör informeras om bland annat följande: 

• Vem som är personuppgiftsansvarig och hur man kan kontakta denna 

• Vilka personuppgifter som behandlas 

• Varför dessa personuppgifter behandlas 

• Vilka eventuella mottagare som ska ta del av uppgifterna 

• Om personuppgifterna ska överföras till ett så kallat tredjeland (land utanför EU/EES). 

 Berörd person ska också informeras om sina rättigheter, att det har rätt att: 

• Få tillgång till sina personuppgifter 

• Få felaktiga personuppgifter rättade 

• Få sina personuppgifter raderade om uppgifterna inte längre är nödvändiga 

• Få veta hur länge ni kommer att lagra personuppgifterna 

• Kunna lämna in klagomål till Datainspektionen 

 

Rutiner vid fotografering 

Vid evenemang som avses dokumenteras med foto och film ska samtliga deltagare informeras om att fotografering och filmning kan förekomma, syftet med detta, att bilderna inte kommer att säljas vidare samt vem man ska kontakta om man inte vill vara med på bild. Informationen kan göras skriftligen i inbjudan och/eller via anmälningsformuläret, på en skylt vid entrén samt muntligen vid en eventuell registrering och/eller från scenen. 

 

Personuppgifter i e-post 

Leaderkontoret korresponderar via e-post för att vägleda, hantera och handlägga leaderområdets prioriterade projekt. Den e-post som innehåller personuppgifter eller känslig information ska raderas så snart ärendet behandlats på lämpligt sätt. 

 

IT- och informationssäkerhet 

Leader Linné Smålands använder Office 365 för e-posthantering och gemensam hantering av dokument, bilder och filmer. Samtliga datorer som används av anställda i verksamheten skyddas av antivirusprogram. Hemsida med tillhörande intranät tillhandahålls av HL Design. För användande av intranätet behövs lösenord. Personal och styrelse är ansvariga för att inte sprida personuppgifter i ansökningar som kommit till deras kännedom vidare utanför verksamheten. 

 

Original och papperskopior 

Leader Linné Småland försöker minimera hanteringen av papper av miljöskäl, men vissa original och papperskopior innehållande personuppgifter finns i verksamheten och i förekommande fall  hanteras diarieföras i intern liggare. Det handlar framför allt om redovisningar, kopia på fullmakter för Jordbruksverkets IT-system, ansökningar till paraplyprojekt som sker på papper samt anställningsavtal på anställda och anteckningar från utvecklingssamtal. Alla dessa uppgifter behöver sparas av redovisnings- och dokumentationsskäl. Dessa dokument förvaras i pärmar och under uppsikt. Original kopplade till anställningar ska gallras från onödig dokumentation vid en anställnings slut. Med onödig dokumentation menar vi de uppgifter som inte behövs av redovisningstekniska skäl. 

 

Uppföljning och förbättringsarbete 

Hantering av eventuella personuppgiftsincidenter, brister i rutiners efterlevnad eller behov av ytterligare rutiner hanteras i den Riskanalys och Kvalitetsrapport som upprättas årligen. 

 

Rutin för begäran från privatperson om personuppgifter 

Begäran om tillgång till de egna personuppgifterna från en privatperson ska behandlas skyndsamt, uppgifterna tas fram och förmedlar på lämpligt sätt i samverkan med den som begärt ut uppgifterna. 

 

Informationstext

Informationstext till anställda, styrelseledamöter, ledamöter i arbetsutskott och beredningsgrupper samt ledamöter i valberedningen 

Leader Linné Småland behandlar ifyllda personuppgifter för ändamålen kommunikation, lönehantering, utbetalningar, beslut, behörigheter, kontroll, statistik, information, uppföljning, utvärdering, analys samt förbeställning av mat till möten Uppgifterna lagras elektroniskt till 2023 eller personen slutar/avgår och lämnas ut till Jordbruksverket i enlighet med vad som följer av EU-lagstiftning. 

Personuppgiftsansvarig är verksamhetsledare Åsa Westström /styrelsen för Leader Linné Småland. Kontakta oss om du vill ha tillgång till de personuppgifter som vi behandlar om dig, vilket du gör enklast genom att skriva till oss på info@leaderlinne.se. 

Mer information finns i vår Policy för personuppgiftshantering som finns på vår webbplats leaderlinne.se 

Om du har klagomål på vår behandling av dina personuppgifter har du rätt att inge klagomål till tillsynsmyndigheten Datainspektionen. 

 

Informationstext till projektgrupper: 

Leader Linné Småland behandlar ifyllda personuppgifter för ändamålen kommunikation, stödhantering, kontroll, statistik, information och för uppföljning, utvärdering och analys. Uppgifterna lagras elektroniskt till 2023 och lämnas endast ut till Jordbruksverket i enlighet med vad som följer av EU-lagstiftning. 

Personuppgiftsansvarig är verksamhetsledare Åsa Westrström / styrelsen för Leader Linné Småland. Kontakta oss om du vill ha tillgång till de personuppgifter som vi behandlar om dig, vilket du gör enklast genom att skriva till oss på info@leaderlinne.se. 

Mer information finns i vår Policy för personuppgiftshantering som finns på vår webbplats leaderlinne.se. 

Om du har klagomål på vår behandling av dina personuppgifter har du rätt att inge klagomål till tillsynsmyndigheten Datainspektionen. 

 

Informationstext till idébärare 

Leader Linné Småland behandlar ifyllda personuppgifter för ändamålen kommunikation, stöd, statistik, information och för uppföljning, utvärdering och analys. Uppgifterna lagras elektroniskt till 2023 och lämnas endast ut till Jordbruksverket i enlighet med vad som följer av EU-lagstiftning. 

Personuppgiftsansvarig är verksamhetsledare Åsa Westström /styrelsen för Leader Linné Småland. Kontakta oss om du vill ha tillgång till de personuppgifter som vi behandlar om dig, vilket du gör enklast genom att skriva till oss på info@leaderlinne.se. 

Mer information finns i vår Policy för personuppgiftshantering som finns på vår webbplats leaderlinne.se 

Om du har klagomål på vår behandling av dina personuppgifter har du rätt att inge klagomål till tillsynsmyndigheten Datainspektionen. 

 

Informationstext till medlemmar och deltagare vid evenemang 

Leader Linné Småland behandlar ifyllda personuppgifter för ändamålen kommunikation, information, statistik, uppföljning, utvärdering och analys. Uppgifterna lagras elektroniskt till 2023 och lämnas endast ut till Jordbruksverket i enlighet med vad som följer av EU-lagstiftning. 

Personuppgiftsansvarig är verksamhetsledare Åsa Westström / styrelsen för Leader Linné Småland. Kontakta oss om du vill ha tillgång till de personuppgifter som vi behandlar om dig, vilket du gör enklast genom att skriva till oss på info@leaderlinne.se. 

Mer information finns i vår Policy för personuppgiftshantering som finns på vår webbplats leaderlinne.se 

Om du har klagomål på vår behandling av dina personuppgifter har du rätt att inge klagomål till tillsynsmyndigheten Datainspektionen.