Genomför ett projekt
Dags att omvandla idén till verklighet? Vi finns med under hela resan. På den här sidan hittar du viktig information för er som har fått ett positivt beslut från vår styrelse och är redo att dra igång!
Vi stöttar er på vägen
Vi vill att ni ska lyckas med ert projekt och finns här när ni behöver oss. Vi kommer att bjuda in till en liten utbildning där vi går igenom beslutet, hur ansökan om utbetalning går till, logotypregler ni måste följa och annan viktig information. Vi svarar också på frågor som kan uppstå under projektets gång och stöttar vid ansökningar om utbetalningar. Tveka inte att höra av er om ni undrar något.
Visa att ni driver ett Leaderprojekt
Alla projekt som får Leaderstöd ska visa det genom att använda våra loggor (Leader Linnés logga och en särskild EU-logga). Det finns regler som styr när och hur loggorna ska användas, men det gäller till exempel hemsidor, sociala medier, annonser, affischer och informationsblad. Alla projekt får information om reglerna med sitt beslut och vi mejlar loggorna till er. Är ni osäkra på om ni har använt loggorna rätt så fråga oss gärna så tar vi en titt ihop!
Det är viktigt att komma ihåg att använda loggorna eftersom det är ett regelkrav från EU för att kunna få stödet utbetalt. Jordbruksverket kontrollerar så att reglerna följs och annars kan man få avdrag.
Ansök om utbetalning
Vårt råd är att ansöka om utbetalning löpande under projektets gång, särskilt vid större projekt. Förutom att ni slipper ligga ute med alla pengarna så minskar ni också risken för avdrag på projektstödet.
Kontakta oss innan ni skickar in er ansökan om utbetalning i Jordbruksverkets e-tjänst. Det är ert ansvar att ha koll på er ekonomi så att ni följer beslutet, men vi kan hjälpa till att titta igenom ansökan innan ni skickar in. Det gör vi för att minska risken för att utgifter som inte är godkända redovisas. Sådana fel går nämligen inte att rätta till i efterhand utan kan leda till avdrag – alltså mindre pengar i projektstöd.
Det gäller även vid ansökan om slututbetalning.
Blev det inte som ni tänkt er?
Det är viktigt att ni följer ert beslut och arbetar enligt projektplanen. Men vi vet att saker kan ändras, eller inte alltid blir som man har tänkt sig. Då är det viktigt att ni kontaktar oss.
Det går att flytta fram slutdatumet om ni behöver mer tid på er. Det kan också gå att ansöka om en ändring av beslutet om stöd om till exempel inriktning, budget eller finansieringsplan ändras.
Men! Det är viktigt att ni tar kontakt med oss innan ni genomför några ändringar, och innan projekttiden är slut. Annars finns det en risk att stödet inte kan betalas ut.
Förbered er
Läs slutrapporten – från början
Av erfarenhet vet vi att man gärna vill komma igång snabbt, men också att det underlättar om man gör rätt från början. Titta gärna på slutrapporten redan nu, så vet ni vilka frågor ni ska svara på sedan när det är dags att avsluta projektet.
Inspirera andra
Ni är våra ambassadörer
Berätta gärna för andra om oss och möjligheten att söka Leaderstöd. Ni kan inspirera fler att våga ta steget!
Använder ni sociala medier för att berätta om ert projekt? Tagga oss gärna i inlägg och händelser. Vi vill såklart dela ert projekt med andra.
Så gör ni – några råd på vägen
Särredovisa projektet
När det gäller bokföringen är det viktigt att ni särredovisar projektet. Det innebär att ni redovisar projektets ekonomi separat från resten av verksamheten. Det gör ni genom att bokföra alla intäkter och kostnader som hör till projektet på ett eget sätt – till exempel med ett särskilt projektnummer eller kostnadsställe i bokföringsprogrammet.
Ni kommer att behöva ta fram en rapport från bokföringen som visar att ni har särredovisat projektet, där endast de utgifter och intäkter som tillhör projektet finns med.
Ansök om förskott
Det finns möjlighet att ansöka om förskott på stödet så snart ni fått det formella beslutet från Jordbruksverket – det gäller alla förutom kommuner och myndigheter.
I dokumentet Beslut om stöd kan du se hur mycket stöd ni kan få från Jordbruksverket. Det är den summan som ligger till grund för vad ni kan få i förskott.
Kom ihåg att redovisa utgifter även för förskottet, det är en del av ert beviljade stöd. Redovisar gör du i samband med ansökan om del- och slututbetalning.
Du ansöker om förskott via Mina sidor på Jordbruksverkets webbsida.
Ansök om delutbetalning
Du kan ansöka om delutbetalning när som helst efter ni har fått ert beslut om stöd och har haft utgifter för projektet.
Vi råder alla att göra en ansökan om utbetalning inom två månader in i projektet och därefter löpande under hela projekttiden. Du ansöker om delutbetalningar via Mina sidor på Jordbruksverkets webbsida. På Jordbruksverkets webbsida finns även stöd och en guide för hur e-tjänsten fungerar.
Var noga med betalningsbevisen
Förutom fakturakopior behöver du även betalningbevis där det framgår att betalningarna gått igenom. Ett betalningsbevis kan du ladda ner från internetbanken, ofta går det att klicka på “Historiska betalningar” eller liknande. På betalbeviset ska följande framgå:
- Betalningsdatum
- Betalt belopp
- Avsändare (vilket konto pengarna dragits ifrån)
- Mottagare (att betalningen gått till samma plusgiro-, bankgiro eller kontonummer som står på fakturan)
- Att betalningen är genomförd. “Omgående betalning” anses inte vara en genomförd betalning.
Rapportera den ideella tiden
Underlätta arbetet med rapporteringen av ideell tid genom att skriva ner era timmar löpande under hela projekttiden. Ni får tillgodoräkna er tid från dagen då er ansökan kom in via Mina sidor på Jordbruksverkets webbsida.
Blanketter för tidrapportering finns på sidan Blanketter och logotyper men det är helt okej att skapa egna listor i exempelvis Excel. Det viktiga är att det framgår vem som har gjort något, när det är gjort och vad som har gjorts. Listorna behöver även innehålla kontaktuppgifter, exempelvis telefonnummer, till dem som har bidragit med ideellt arbete.
Vi kommer att följa upp den ideella tiden i samband med projektbesök och en sammanställning ska mejlas till Leaderteamet vid slutredovisningen.
Rapportera arbetstid
Om ni har lönekostnader i projektet ska ni redovisa arbetstid genom Jordbruksverkets blankett ”Projektdagbok”. Tänk på att fylla i projektdagboken löpande under hela projekttiden.
Reseersättning
Om ni har med bilresor i budgeten ska ni redovisa reseersättning genom Jordbruksverkets blankett.
Vid köp av begagnad utrustning
När ni köper in begagnad utrustning måste ni ta reda på om utrustningen är inköpt av den tidigare ägaren med stöd från offentliga medel. För att intyga att det inte är så använder ni er av Jordbruksverkets blankett.
Undvik avdrag
- Läs beslutet noggrant. Följ villkoren, beslutad projektplan och budget. Ni måste uppfylla syftet och målet som står i beslutet. Om ni avviker från projektplanen och ert beslut riskerar ni att inte få ut de pengar som ni har sökt. Det är enbart de utgifter som står i beslutet som ger rätt till stöd.
- Var noga med loggorna. Se till att rätt loggor kommer med på allt material. Missar ni detta finns det risk för avdrag. Vi kan ge dig råd om ni är osäkra.
- Glöm inte att särredovisa projektets utgifter. För att undvika avdrag ska ni kunna ta fram en rapport från bokföringen där endast de utgifter som tillhör projektet finns med.
- Stäm av med oss innan ansökan om utbetalning. Glöm inte att det inte går att rätta till fel i efterhand när ni väl har skickat in ansökan om del- eller slututbetalning. För att minska risken för fel är det viktigt att stämma av med oss på Leaderkontoret innan ni skickar in via Jordbruksverkets e-tjänst. Beroende på vilken typ av projekt ni har så ska ni redovisa på lite olika sätt. Vi guidar er!